职业类高校转型升级过程中的档案现代化管理*

冯 芸

摘要：本文通过对转型升级过程中职业类高校档案管理面临问题的分析，论述了档案管理规范化的基本对策，提出了信息网络时代，特别是职业类高校转型升级过程中档案现代化管理的具体措施。

关键词：高职院校转型升级；档案管理

党和国家历来十分重视高等职业技术教育，面对全球化、信息化的时代背景，国家在“十二五”教育发展规划中提出“要加强高等职业技术教育，适应社会主义现代化建设的迫切需要”。当前，主动适应经济社会及信息化快速发展对档案工作的新要求，准确科学地管理档案、保存档案，规范有序地检索档案、使用档案，使职业类高校档案为教学科研和社会发展提供服务，推动高职院校档案管理工作走上科学化、现代化的道路，成为高职院校档案管理工作者必须解决的重大课题和基本任务。

一、职业类高校转型升级过程中档案管理面临的问题

目前，我国现有高等职业技术教育学校2500所，每年接受高等职业技术教育的学生约800万人。面对这样一个群体，特别是面对职业技术教育的转型升级，职业类高校不仅要使档案管理工作主动适应转型的要求，还要将其作为真实记录学校活动、客观反映校方基本职能的重要环节，特别是要把档案作为一项基础资源，为学校的教育工作、教学活动、建设管理、科学研究、教育督导及综合评估等服务。

1．合并办学对职业类高校档案管理的影响。现有的职业类高校多数是由中等职业学校升级或多所学校合并办学而形成的。职业类高校合并组建后，机构设置、人员分工、学科组合发生重大变化，加之院系重新整合、学区布局分散，原有的档案管理格局随之发生本质变化，一些档案资料需要重新整理，一些管理人员面临调整，新型档案网络建设工作需要更加科学的管理和技术。但现实情况是，合并组建后的职业类高校，校区增多，学区分散，人员流动性很大，这些实际问题造成档案管理工作与学校整体管理系统严重脱节，也违背了国家对学校档案管理的相关要求。

2．管理意识淡薄对职业类高校档案管理的影响。长期以来，职业类高校上至学校领导下至一线教师，普遍存在档案管理可有可无的思想。在相当一部分学校中，档案工作不容易引起领导的足够重视，甚至有时常常被忽略。这些因素造成学校对信息资源的开发不足，对档案的利用率不高。加之当前许多职业类高校档案管理经费难以到位甚至根本没有，使得档案管理设备得不到配备或更新，档案管理的现代化和信息化更是无从谈起，面临许许多多的困难，势必造成职业类高校档案管理意识淡薄、方法落后、手段滞后。

3．专业人才缺失对职业类高校档案管理的影响。人才队伍是档案管理的核心。专业管理人员是档案部门的重要资源，档案管理工作中学历低、待遇低、人员层次参差不齐是普遍现象。专业知识不牢固，既无技术又无学历的管理者大有人在，至于更高层次的具有综合工作能力的信息专业人才和新型高层次管理人才更是十分匮乏。从现有人员队伍情况看，档案管理人员现代化意识不够强，缺少相关基本知识，缺乏现代化操作技能，致使档案管理工作一直停留在传统意义上的建档、看档、管档的水平上。职业类高校合并组建后，机构设置、人员分工、学科组合发生重大变化，院系重新整合，使得原有的管理人员要么岗位变动，要么另谋他业，要么在编不在岗，档案管理工作基本处于无人监管状态，档案管理队伍也面临解散的可能。同时，随着校区增多、学科增加，人员的流动越来越频繁，档案难以实现统一和集中管理，使档案管理在机构设置、人员调配、信息沟通、资源共享等方面面临许多亟待解决的问题。

4．档案载体与资料体系不全对职业类高校档案管理的影响。档案载体结构单一、资料体系不够完整，是职业类高校档案管理的普遍现象。在一些学校，文件立卷还是手工作业，文件归档后管理人员还要对其进行调整和编目，进行再次加工。这种手工作业，工作量大，效率低下，耗费时间长，大大限制了档案的处理速度。再者，一些教学人员认为，教案、讲义等资料是自己的教学成果，属于私有财产，如果经过档案部门整理归档，就成了学校公有财产，所以对教学档案归档不予配合。现在的宁夏广播电视大学（宁夏职业技术学院）是由原宁夏机械技工学校、宁夏职工科技学院和宁夏广播电视大学等五所职业类学校合并而成的。合校过程中，一些员工有抵触情绪，工作状态很不稳定，致使档案管理工作无法正常进行，大大增加了资料收集、整理、建档工作难度，曾发生过档案丢失、损毁现象。同时，给档案立卷文书的收集与整理、编目与编撰、归档与存放等带来了很大影响。有的甚至在办公室搬迁、部门调整中，将许多档案资料任意堆放，或者当作废品随意处理，致使不少具有保存价值的档案资料，该保留的未保留、该移交的未移交、应归档的未归档，大大影响了档案的准确性和完整性。

二、职业类高校转型期档案管理规范化的基本对策

职业类高校的档案管理是一个系统化、长期化的过程，要求各校档案管理机构必须建立和完善规章制度，完善档案管理体制，加强档案管理队伍建设，努力提升管理水平。广大从事职业类高校档案管理的人员，要主动适应档案管理现代化的新要求，学习掌握档案现代化管理技能，努力实现档案管理工作为社会主义现代化建设服务，为学校的建设和发展服务，为国家职业技能人才的培养服务。

1．建立健全规章制度，为档案规范管理提供保障。建立健全档案管理相关规章制度，为实现职业类高校档案管理工作现代化创造基本条件。高职院校要实现档案的规范化管理，就必须严格遵守和贯彻执行教育部、国家档案局2008年颁布的《高等学校档案管理办法》，根据职业类高校自身实际情况，制定和完善档案管理工作制度。在具体管理中，不仅要有管理制度，还要有馆室建设制度，不仅要有日常工作制度，还要有档案查阅制度，针对各校区距离分散等实际情况，还要制定相应的报送制度，要求各部门专人负责报送各部门档案资料。在制度约束下，促使职业类高校档案管理工作逐步实现制度化、规范化和有序化。同时，职业类高校的档案管理要在坚持“依法治档，依法护档，依法用档”的基础上，提升管理部门和管理人员的责任意识、安全意识、守法意识，确保档案的真实性、权威性。档案管理并非为了管理而管理，其终极目的是更好地利用档案资料。要在严格的管理制度约束下，做到建立制度不动摇、执行制度不放松、履行制度不走样，才能使职业类高校档案管理有章可循、有法可依，才能使档案管理真正实现规范化、科学化、现代化。

2．加强档案管理队伍建设，提升管理人员素质。档案工作的基本主体是人，职业类高校档案管理要跟上时代发展步伐，当务之急是建设一支对档案事业忠诚、业务素质优良的档案工作者队伍，为档案管理尽快适应社会发展要求提供人才保障。在队伍建设时，要注重人员在年龄层次、专业知识、业务水平等方面的合理性，使档案管理队伍真正发挥整体效应；同时，要大力推进档案网络化建设，积极发挥相关部门兼职领导和兼职档案员的作用，构筑校区档案工作网，加强专职档案管理人员的业务培训，真正发挥档案管理为学校服务的功能和作用。

3．借助现代化管理工具，实现档案现代化管理。档案现代化管理的最终目标是为建设中国特色社会主义服务。档案管理必须借助现代化管理工具，不断提高档案的管理效率和利用效率。职业类高校档案管理现代化建设中，要将过去合校前的几个或多个全宗变更为一个全宗，以前各个学校的档案统一接收至新的档案室要重新进行手工整理排序，在整理中，可跳过此环节，直接利用计算机对接收的档案进行数字化处理并重新排序。在具体操作过程中，可根据档案重要程度、价值大小、利用率高低和开放程度，分清轻重缓急，逐步进行数字化处理。档案资料通过计算机数字化处理后，可以清晰显示、快速检索档案主题内容和特征，还可减少几个全宗合并为一个全宗时的著录条目等手工劳动，节约人力、财力与时间，大大提高库存档案管理的现代化程度。

三、不断提高职业类高校档案管理的现代化水平

纸质档案向数字格式的转变，有利于更好地保护档案资料的完整性。职业类高校档案信息具有特殊的保密性，档案管理信息网络建设，必须考虑制定相关政策法规，确保档案资源开发利用和共享不泄密，设计开发先进软件，使其易于维护、性能安全。

1．积极探索现代化档案管理新模式。高校在构建档案管理信息网络时，要积极探索适应社会发展的现代化档案管理新模式，推动档案工作向数字化、网络化迈进。要力求使档案查询系统能够为用户提供现代化的、快捷的、便利的、信息全面的、高效的服务。对纸质档案进行全文数字化处理，对其他载体的档案也要进行数字化的登记和管理，建成门类齐全、多个用户共享的全文数字档案库和多媒体数字档案库。创新利用网络信息技术，为学校教师、学生和社会提供优质服务。

2．加强制度建设，做到科学管理。高校档案管理要以《中华人民共和国档案法》等为基础，细化档案工作在各环节运行的标准和方法。目前，职业类高校档案主要划分为党群行政、教学科研、基础设施、财务等几大类。在科学推进档案信息化建设中，首先要对档案资料进行扫描，使之与档案管理网络系统链接，构筑起“档案信息服务港”，努力实现高校档案网上查询、借阅和信息共享。利用扫描、微缩等科技手段，对档案信息进行整理、编目，将其处理成数字信息，真正开展网上服务。结合学校工作需要，开发适合学校特色、专业特点的档案管理软件，促使档案管理工作迈上一个新台阶。

3．把档案管理与校园文明建设相结合。在高校档案管理现代化建设中，要注重把学校档案馆的珍贵资料以师生和社会容易接受的形式进行处理和保存，这样才能发挥档案的现代作用，使学校师生员工更好、更全面地了解学校文化历史，并以此为基础进行总结和创新，建设新的校园文化。在信息时代，档案网站、数字档案馆等是高校对外传播校园文化、建设精神文明的重要载体。高校档案馆建设要做好管理现代化与校园文化建设相结合的文章，要更新观念，敢于创新，大力推进科学化档案管理建设进程。

4．构建合理的档案服务体系。当前，职业类高校改革发展的任务十分艰巨，构建科学规范的档案管理与服务体系显得尤为重要。高校档案馆除了对校方档案信息进行整理、加工、汇编外，还要收集与本校教学及专业相近的有关科研院所的信息资源并进行加工处理，构建结构合理、品种齐全的档案信息库，向广大师生员工和社会开放，进一步提升档案服务能力。高校档案管理部门应加强沟通，共享档案资源，在构建档案服务体系的过程中力求在档案业务、技术标准方面协调一致，便于开展学术交流和合作。

参考文献

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作者简介：冯芸（1970—），女，本科，宁夏广播电视大学远程学习支持服务中心馆员。*本文发表于《兰台世界》2015年第5期。