3.3 操作字段

在Access中，除了对字段的一些属性进行简单操作之外，还可以对字段进行创建计算字段、查找、排序、筛选等更深入的操作。

3.3.1 创建计算字段

在Access中，用户可以直接创建计算字段，而无需另外使用查询来执行计算。

在【数据表】视图中，单击【单击以添加】字段，在级联菜单中执行【计算字段】|【数字】命令。

然后，在弹出的【表达式生成器】对话框中，输入计算公式，并单击【确定】按钮。

此时，在数据表中将自动显示新字段列，并在该列中显示计算结果。用户只需在字段名中输入新的名称，重命名字段即可。

3.3.2 排序与冻结字段

排序字段是按照一定的排列方式对字段进行升序或降序排列，而冻结字段则是固定指定的字段，以方便查看其他字段。

1．冻结字段

冻结字段类似于Excel中的冻结窗格，右击需要冻结的字段，执行【冻结字段】命令，即可冻结该字段。此时，拖动滚动条，即可查看字段冻结后的效果。

2．排序字段

在Access中，默认情况下所有的记录是以主键为依据，按照升序的排序方式对数据进行排序。在【数据表】视图中，右击需要改变排序方式的字段，执行【降序】或【升序】命令，即可更改排序方式。

3.3.3 查找与替换数据

当数据表中存储的数据非常庞大时，单纯地通过垂直滚动，将非常不易查找和替换某个字段中的数据。此时，用户可以使用“查找和替换”功能，轻松地查找并替换相应的数据。

1．查找数据

在数据表中，右击需要查找数据的字段，执行【查找】命令。

然后，在弹出的【查找和替换】对话框中，将在【查找内容】文本框中显示第一条记录。此时，更改查找内容文本，单击【查找下一个】按钮即可。

在【查找和替换】对话框中，各设置参数的具体含义，如表所示。

2．替换数据

当用户需要替换所查找的数据时，则需要激活【替换】选项卡，在【查找和替换】文本框中，分别输入所需查找和替换的内容，单击【替换】或【全部替换】按钮即可。

3.3.4 添加验证规则

在Access中，用户可以向表字段或记录中添加验证规则，以帮助用户对输入的数据进行验证。

其中，字段验证规则可以防止用户在单个字段中输入无效数据；而记录验证规则可防止创建不满足所输入条件的记录。不管是字段验证规则还是记录验证规则，都是通过表达式进行添加。

例如，在“库存信息”表中，包含了一个【期初库存】的字段。通常情况下，库存数量是不允许出现负数的，也就是说库存数量必须保证大于或等于零。此时，用户可以使用表达式作为字段验证规则，来限制用户输入大于或等于零的数值。

首先，打开“库存信息”表，选择【期初库存】字段。执行【表格工具】|【字段验证】|【验证】命令，在其级联菜单中选择【字段验证规则】选项。

然后，在弹出的【表达式生成器】对话框中，输入所限制的验证条件，单击【确定】按钮即可。

3.3.5 使用字段筛选

筛选可以将数据局限于特定记录，不需要更改查询、窗体或报表设计。应用筛选时，只有包含满足条件的记录才会显示在视图中，而那些无法满足条件的记录则会被隐藏起来。

1．公用筛选器

数据表中的每个字段名称右侧，会显示一个下拉按钮。单击该下拉按钮，在打开的【筛选器】中选择需要筛选的条件，单击【确定】按钮即可。

另外，单击【系列ID】字段下拉按钮，在弹出的【筛选器】中，执行【文本筛选】|【包含】命令。在弹出的【自定义筛选】对话框中，输入筛选条件，单击【确定】按钮即可。

2．基于范围筛选

在字段列中选择包含筛选值的单元格，例如选择包含“硬盘”的单元格。执行【开始】|【排序和筛选】|【选择】|【包含“硬盘”】命令，即可筛选出所有包含“硬盘”文本的记录。

3．按窗体筛选

在Access中，用户可通过窗体筛选对数据表中的若干个字段进行筛选，或查找特定的记录。

执行【开始】|【排序和筛选】|【高级】|【按窗体筛选】命令，在弹出的【库存信息：按窗体筛选】对话框中的【查找】选项卡中，选择【系列ID】字段下的单元格，并单击其下拉按钮，在其下拉列表中选择【主板】选项。

然后，激活【或】选项卡，选择【单价】字段下的单元格，单击其下拉按钮，在其下拉列表中选择相应的选项。最后，执行【开始】|【排序和筛选】|【切换筛选】命令即可。

4．高级筛选

执行【开始】|【排序和筛选】|【高级】|【高级筛选/排序】命令，在弹出的【库存信息筛选1】窗口中，将【字段】设置为“单价”，将【条件】设置为“>1500”。

执行【开始】|【排序和筛选】|【切换筛选】命令，即可在数据表中显示筛选结果。

5．移除或清除筛选

移除筛选是将视图还原到未筛选之前的状态，但筛选状态仍然保存在数据表中。

若要移除筛选，只需单击【记录导航】栏中的【已筛选】按钮，或执行【开始】|【排序和筛选】|【切换筛选】命令，即可移除筛选。

而清除筛选是从数据表中彻底地删除筛选状态，执行【开始】|【排序和筛选】|【高级】|【清除所有筛选器】命令，即可删除数据表中所有的筛选器。

另外，用户也可以单击某个字段中的筛选状态按钮，来清除筛选器。例如，单击【单价】字段中的筛选按钮，在其【筛选器】中执行【从“单价”清除筛选器】命令，即可只清除该字段内的筛选器。